Introducción a la comunicación empresarial
Obtén sugerencias y consejos sencillos sobre cómo escribir a empresas y aprende a hacer que tus comunicaciones sean atractivas, breves y fáciles de leer.
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Resumen del tema
- Aspectos básicos de la redacción empresarial
- Cómo redactar un informe contundente
- Cómo redactar un correo electrónico efectivo
- Cómo redactar un memorando claro
- Cómo darle formato a un documento empresarial
La Comunicación empresarial.
Cuando las empresas necesitan tomar decisiones fundamentadas, usan informes. Estos informes emplean hechos y datos para analizar el rendimiento y brindar recomendaciones para el futuro.
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Aspectos clave.
Con tiempo y práctica, te ayudaremos a desarrollar las habilidades que necesitas para garantizar que tus correos electrónicos, notas y otras comunicaciones empresariales sean directos, fáciles de entender y rápidos de leer. En este vídeo verás lo siguiente:
- Sugerencias para la redacción empresarial
1. Aspectos básicos de la redacción empresarial.
Cuando redactas un documento empresarial, debes ir al punto rápidamente. Comunica a los lectores la instrucción de forma directa para que no tengan que buscarla. Redacta oraciones claras y breves, y párrafos breves. Así, mantienes el foco, y el documento será fácil de leer y recordar.
La redacción empresarial casi siempre hace un llamado a la acción, es decir, tiene información que requiere y propicia una respuesta de los lectores. El llamado les indica lo que deben hacer, adónde deben ir, etcétera. Mantén el tono profesional y cortés. Utiliza un saludo o una conclusión breve y recuerda las ventajas de cortesías como "por favor" y "gracias".
La revisión es clave en la escritura, así que al terminar el primer bosquejo léelo entero para determinar si hay partes inadecuadas. Clarifica las oraciones, simplifica la elección de palabras y organiza la estructura hasta que todo fluya en un orden lógico. Como parte de la revisión, lee lo que escribiste en voz alta o pídele a alguien que te brinde su opinión. Ambos métodos pueden darte nuevas ideas y puntos de vista.
Con tantos aspectos para tener en cuenta no te asustes si debes revisar el texto varias veces antes de poder enviarlo. La redacción empresarial requiere mucha práctica pero a medida que la perfecciones, adquirirás una gran habilidad laboral.
Aspectos clave.
Cuando las empresas necesitan tomar decisiones fundamentadas, usan informes. Estos informes emplean hechos y datos para analizar el rendimiento y brindar recomendaciones para el futuro. En este video, verás lo siguiente:
- Cómo escribir un informe empresarial y darle formato
2. Cómo redactar un informe contundente
Cuando una empresa debe tomar una decisión fundamentada puede usar un informe empresarial como guía. En estos informes, se usan datos y estudios para analizar información evaluar rendimientos y brindar recomendaciones para el futuro.
Los informes empresariales son siempre objetivos y formales y cada dato debe ser claro y contar con una fuente legítima. No importa si el informe se centra en un tema o en toda la empresa. Veamos la estructura de un informe empresarial común.
Primero, indica el nombre, los datos de contacto y la fecha de envío. También recomendamos que le des un título. Luego, brinda algo de contexto sobre el tema que se va a tratar además del objetivo del informe en sí. En los resultados clave, incluye todos los datos relevantes usando listas con viñetas, tablas o cualquier medio que te ayude a expresar tu idea. Sé claro y específico, ya que el informe gira alrededor de esta información.
Cuando llegues a la conclusión, resume e interpreta los resultados clave identifica si hubo problemas en los datos y responde las preguntas pertinentes. Luego, recomienda soluciones basadas en tu presentación. No dejes de ser impersonal y objetivo y céntrate en la perspectiva de la empresa.
Lista las fuentes de referencia de todos los datos que citaste. Esto permite que el lector conozca el origen de tu información. Algunas empresas requieren un resumen ejecutivo antes de comenzar. Este resumen incluye el contexto, los resultados clave y las recomendaciones dentro de una sola sección. Así, el lector conoce lo más importante sin tener que leer todo el informe.
Aunque los informes empresariales parezcan intimidantes tienes la habilidad de crear uno propio. Recopila y presenta los datos de manera organizada para ayudar a tu empresa a tomar decisiones fundamentadas.
Aspectos clave.
En la actualidad, el correo electrónico es el pilar de la comunicación empresarial. A través de los años, han desarrollado un estilo y una estructura que puedes usar para crear mensajes más eficaces. En este video, verás lo siguiente:
- Los aspectos básicos de la redacción de un correo electrónico empresarial
3. Cómo redactar un correo electrónico efectivo
Durante las últimas décadas, el correo electrónico ha sido un pilar de la comunicación empresarial. Con el tiempo, ha desarrollado un estilo y estructura propios.
Los correos empresariales deben ser directos, claros y fáciles de leer. La formalidad de la redacción puede variar en función de la empresa los lectores, el tema y otros factores. Más allá de lo que escribas, recuerda mantener el profesionalismo, ya que no puedes modificar un correo luego de haberlo enviado. Los correos se pueden copiar y reenviar a otras personas indefinidamente así que piensa bien lo que vas a escribir.
El asunto del mensaje debe ser breve y descriptivo. Si es muy vago o no tiene un punto, el lector podría perder interés. Todos los correos necesitan al menos un destinatario. Si incluyes a varios destinatarios puedes usar los campos de copia o de copia oculta. Así, mantienes a otros lectores al tanto sin solicitarles que respondan.
Utiliza saludos breves y amables y dirígete al destinatario por su nombre, si lo conoces. Si conoces al destinatario, es preferible usar el nombre. Utiliza el apellido si quieres ser más formal.
En el cuerpo del correo, menciona primero el punto principal y mantén el texto conciso y enfocado en tus lectores. Si necesitas que te respondan, incluye un llamado a la acción para que sepan cómo hacerlo. Además, si adjuntaste un archivo, asegúrate de aclararlo.
Hacia el final, incluye un saludo breve, como "gracias" o "atentamente" y escribe tu nombre y tu información de contacto.
Hacia el final, incluye un saludo breve, como "gracias" o "atentamente" y escribe tu nombre y tu información de contacto.
Redactar correos concisos es una poderosa habilidad que puedes desarrollar con práctica constante. Sigue escribiendo y aprendiendo para ser un comunicador más eficaz con cada correo electrónico que envíes.
Aspectos clave.
Los memorandos son un medio útil para actualizar a tus colegas o realizar anuncios importantes en el lugar de trabajo. En este video, aprenderás lo siguiente:
- Cómo escribir un memorando empresarial
4. Cómo redactar un memorando claro
Cuando debes comunicar información importante a tus colegas o hacer un anuncio en el lugar de trabajo, el memo empresarial es el método más adecuado para dirigirte a destinatarios concretos en un contexto formal.
Un memo es un documento que se crea con un procesador de texto y a menudo se imprime para su distribución. Es similar al correo electrónico. Al principio tiene un encabezado con los destinatarios y otros detalles. Observemos en detalle lo que incluye el encabezado.
En "Para", se incluye a cada destinatario y su cargo. Por ejemplo: Miranda Lawson, directora de marketing. Si te diriges a un grupo designado, escribe solo ese nombre. Por ejemplo: "Área de contabilidad".
En "De", incluye tu nombre y cargo.
En "Fecha", escribe la fecha completa: día, mes y año.
En "Asunto", escribe un asunto breve y descriptivo.
A diferencia de los correos o las cartas en los memos se omiten los saludos, como "Estimada señorita Lawson" y se pasa directo al texto del cuerpo. Cuando inicias un párrafo en un memo siempre menciona primero la idea principal del párrafo. Puedes usar viñetas o números para crear listas más claras. Así, tu redacción será más directa y fácil de seguir.
En general, no se utilizan despedidas en los memos. Tal vez sea apropiado según tu mensaje y el estilo de la empresa. Si incluyes un saludo, que sea breve.
Recuerda que la revisión es clave para la calidad de todos los documentos. Antes de enviar finalmente el memo, pídele la opinión a un colega para asegurarte de que tu mensaje sea efectivo y profesional.
Los memos empresariales son un excelente método para distribuir información entre colegas. Si sigues estudiando y practicando, lograrás redactar memos más eficaces y pulidos en muy poco tiempo.
Aspectos clave.
Darle formato a un documento por primera vez puede parecer un proceso abrumador. Sin embargo, con un poco de ayuda y algo de práctica, lograrás que se vea organizado y profesional en muy poco tiempo. En este video, aprenderás lo siguiente:
- Cómo darles formato a los documentos empresariales.
5. Cómo darle formato a un documento empresarial
Darle formato a un documento empresarial puede parecer abrumador pero con algo de práctica, puedes crear un documento organizado y profesional.Cuando se trata de temas importantes de la empresa, a menudo queremos usar formatos complicados o muy decorados. Sin embargo, la clave para un formato eficaz es la simpleza incluso aunque el tema del documento sea complejo. Un formato sencillo permite centrarse en el contenido y facilita la lectura y la navegación del documento. Usa fuentes tradicionales, como Times New Roman o Arial. Alinea el texto a la izquierda y usa espaciado sencillo entre los párrafos.
Cuando apliques estas sugerencias, mantén la consistencia en el documento. Usa una o dos fuentes por documento y verifica que el espacio entre líneas y la alineación sean consistentes. Si usas gráficos como imágenes y tablas en el documento asegúrate de que sean claras y legibles. Usa todos los gráficos que desees, pero asegúrate de que cumplan una función. Demasiados elementos visuales sobrecargan la página y ocultan la idea.
Dar un formato adecuado a un documento empresarial marca una gran diferencia en la calidad. Dedica tiempo a dar formato y estructura a tu mensaje para que sea profesional, claro y eficaz.
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