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En Excel (se aplica a Excel 2010) una de las funciones más empleada es la función de prueba lógica SI, la cual evalúa si se cumple o no una condición establecida. Para ingresar la función basta con anteponer el signo "igual" (=) al nombre de la función, o seguir la ruta que se muestra a continuación:

Cinta de Opciones -> ficha Fórmulas -> grupo Biblioteca de funciones -> Lógicas: SI

Imagen 1


Insertar función SI

Básicamente, la Función SI permite hacer una comparación lógica y dar una respuesta si se cumple o no dicha condición o condiciones. Es decir, si la comparación resulta verdadera, nos debe dar una respuesta positiva, y si resulta falsa, una respuesta negativa. Veamos ahora cómo se puede utilizar esta función en el próximo ejemplo.

Imagen 2

En la imagen que antecede existe una tabla con una lista de personas diferenciadas por la variable sexo. Si quisiéramos otorgarle a cada una de las personas un valor numérico (p. ej. hombre=1 y mujer=2), podríamos hacer uso de la Función SI del modo siguiente:

  • En el cuadro de diálogo Argumentos de función le asignaremos al casillero Prueba_lógica la comparación si la celda B9 es igual al criterio "Hombre".
  • Para registrar la respuesta positiva o verdadera, asignamos el valor 1 al casillero Valor_si_verdadero;
  • Para el registro de una respuesta negativa o falsa, le asignamos el valor 2 al casillero Valor_si_falso. Esto último hace que cualquier respuesta diferente a "Hombre" sea igual a 2.

¡Nota Importante!  Se debe considerar que si la palabra o criterio no es exactamente igual a como se la ingresa en la fórmula, ésta no será calculada correctamente.

En la siguiente Imagen se muestra cómo debe quedar la tabla una vez insertada correctamente la Función SI. Además se aclara que para la comparación de valores no se debe hacer uso de las comillas dobles que se emplea para comparar palabras (p. ej. "Hombre", "Mujer", etc.).

Imagen 3

Función SI con más de un criterio.

En el ejemplo anterior veíamos cómo se puede utilizar la Función SI para comparar un criterio específico y obtener dos respuestas: si se cumple o no el criterio establecido. Ahora veremos cómo definir más de un criterio en un ejercicio lógico similar con algunas variables. La tarea a cumplir será establecer las condiciones necesarias para identificar a los Infantes, Adolescentes, Adultos y Ancianos, según su rango etario; y que si dicha celda está vacía, o si tiene cualquier condición distinta, se resuelva como una celda vacía. Veamos ahora cómo hacerlo en la Imagen 4. 

Imagen 4

En el ejercicio, se definen los siguientes criterios para la variable Etapa en las celdas de la columna B de la tabla, teniendo en cuenta que se reemplazará la respuesta negativa por varias condiciones más.

  • Si el número encontrado en la columna C es menor que 12, ésta devolverá la palabra "Infante". Esto se ingresa colocando =SI(C2<12,"INFANTE",
  • Si no, si el criterio fuese menor que 18, que devuelva la palabra "Adolescente"; lo cual se ingresará como SI(C2<18,"ADOLESCENTE", a continuación del primer criterio.
  • Si no, si la celda de la columna C fuese menor que 64, que devuelva la palabra "Adulto", para lo cual colocaremos SI(C2<65,"ADULTO", a continuación de los dos criterios anteriores.
  • Si no, si fuere en cambio mayor o igual a la edad de 65 años, que devuelva la palabra "Anciano". Esto se hace al ingresar SI(C2>=65,"ANCIANO", después de los tres criterios anteriores.
  • Finalmente, si no se cumplen ninguna de estas  cuatro condiciones, que muestre una celda vacía; para ello se colocan dos comillas dobles juntas, así: ""))))

Nota explicativa 1: Para cerrar la fórmula se debe colocar un paréntesis por cada función anidada. En nuestro ejemplo colocamos cuatro funciones lógicas SI y colocamos cuatro paréntesis para cerrar la función. Por defecto, Excel coloca un color a cada paréntesis para ayudar a definir las diferentes partes de la fórmula. Nótese que el color del paréntesis inicial y final siempre será negro.

En la imagen siguiente hemos colocado saltos de línea en la barra de fórmulas lo cual es muy útil para cuando se usan funciones anidadas (véase Imagen 5). Excel permite anidar hasta 64 funciones SI distintas.

Imagen 5

La Función SI es una de las más utilizadas debido a su versatilidad. Lo más importante que se debe tener en cuenta al momento de crearla es saber qué se desea comparar (una o varias condiciones lógicas) y qué respuesta positiva o negativa se desea dar (números, textos, cálculos, etc.). Los ejemplos anteriores son sólo una sencilla forma de mostrar cómo se usa la fórmula y el lector interesado puede hacerla tan compleja como desee, ingresando condiciones como "menor o igual que", "mayor o igual que", anidando otras funciones, etcétera.




Word (se aplica a Word 2010) ofrece un amplio abanico de posibilidades para configurar las páginas de nuestros documentos con el fin de amoldarlo al contenido ingresado. La ruta que se emplea para el presente artículo es el siguiente:

Cinta de Opciones > ficha Diseño de página > grupo Configurar página

Imagen 1

Márgenes.

Podemos definir márgenes para todo nuestro documento o parte del mismo desde la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haciendo clic en Márgenes. Dicha configuración se puede hacer sólo para una sección del documento o su totalidad, como se verá a continuación.

Imagen 2

Al escoger el botón Márgenes podremos definir un nuevo margen haciendo clic en el tipo que desee desde la galería que se nos muestra (ver Imagen 2). También se puede editar una configuración propia, haciendo clic en la opción Márgenes personalizados que nos mostrará el cuadro de diálogo Configurar página, y a continuación escriba nuevos valores para los criterios: Superior, Inferior, Izquierdo, Derecho, Encuadernación y Posición del margen interno, como se muestra en la Imagen 3.

Imagen 3

Nota explicativa 1: Los criterios para los márgenes pueden variar con otras configuraciones. Por ejemplo, si se definen Márgenes simétricos en el criterio Varias páginas, aparecerán los valores de margen Interior y Exterior, y el criterio para Posición del margen interno se inhabilitará. Entraremos en mayor detalle más adelante sobre este asunto.

Para terminar, en algunas ocasiones puede resultar útil o necesario predeterminar nuestra actual configuración para los nuevos documentos. Para hacerlo bastará con presionar el botón Establecer como predeterminado, en el cuadro de diálogo Configurar página. A continuación se abrirá un mensaje con opciones para guardar la nueva configuración predeterminada en la plantilla en la que se basa el documento (véase Imagen 4). Cada nuevo documento basado en esa plantilla automáticamente utiliza la nueva configuración de margen.

Imagen 4

Orientación.

Igual que como se explicó para los márgenes, también podremos definir una orientación para las páginas de una parte o todo el documento. Dicha configuración se realiza desde la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haciendo clic en Orientación, y escogiendo una de las dos opciones: Horizontal o Vertical. Esta acción permite que todo el documento tome la orientación escogida, que por defecto será Vertical.

Imagen 5

También podemos definir una orientación para solo una parte del documento, escogiendo primero la página desde la cual se van a efectuar los cambios y abriendo el cuadro de diálogo Configurar página. Habiendo hecho esto, se configura el criterio Aplicar a con una de las siguientes opciones: De aquí en adelante o Esta sección (véase Imagen 6).

Imagen 6

Nota explicativa 2: Insertar Saltos de sección resulta verdaderamente importante a la hora de establecer distintas configuraciones dentro de un mismo documento. Por ejemplo, al editar un libro quizás necesitemos que el Encabezado y Pie de página vaya cambiando según los capítulos que tengamos. Más adelante se verá con mayor detenimiento este tema.

Tamaño.

Cambiar el tamaño de nuestras páginas es también de uso frecuente. Desde la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haciendo clic en Tamaño, y eligiendo una de las opciones que aparecen en galería (ver Imagen 7). Si existen Saltos de sección en nuestro documento, estos cambios se aplicarán a la sección que tengamos escogida.

Imagen 7

Para aplicar un tamaño de papel específico a todas las secciones del documento, haga clic en Más tamaños de papel, lo que abrirá el cuadro de diálogo Configurar página. En la pestaña Papel, elegiremos un Tamaño de papel o bien definir un Tamaño personal ingresando valores para los criterios Ancho y Alto (véase Imagen 8).

Imagen 8

Nota explicativa 3: Siempre que necesitemos se puede configurar el criterio Aplicar a para modificar cierta parte o todo el documento, así como Establecer como predeterminado dicho ajuste. Ambos puntos ya se explicaron anteriormente (véase Imagen 4 y 6).

Columnas.

Las columnas son una parte importante en el diseño de distintos tipos de documentos como los artículos académicos, por ejemplo. Primero, se debe escoger el texto al que deseamos aplicar el formato de columnas. Después, desde la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haremos clic en Columnas, y elegiremos el número de columnas preestablecidas que deseamos aplicar (ver Imagen 9).

Imagen 9

Si el número de columnas preestablecidas no se adapta a sus necesidades, siempre puede configurar haciendo clic  en Más columnas. Esta acción abre el cuadro de diálogo Columnas que nos permite asignar un Número de columnas, así como AnchoEspaciado para cada una.

Si se tiene más de una columna se puede escoger insertar una Línea entre columnas o hacer Columnas de igual ancho. Por último, el cuadro de diálogo Columnas también nos permite establecer la configuración para una parte o todo el documento mediante el criterio Aplicar a cuya funcionalidad ya conocemos (véase Imagen 10).

Imagen 10

Saltos.

Cuando se crea un documento, Word inserta automáticamente un salto de página al final de cada página; sin embargo, muchas veces es menester insertar saltos de página, sección o columna, de manera manual. Para hacerlo debemos acudir a la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haciendo clic en Saltos, y eligiendo uno de los tipos ya preestablecidos (véase Imagen 11).

Imagen 11

¡Nota Importante! Para aplicar un Salto de página también se puede usar un método breve: CTRL. + ENTER

Aunque los Saltos pueden resultar muy útiles, quizás es posible que necesitásemos eliminarlos de nuestro documento. Para hacerlo lo más recomendable es usar el botón Mostrar todo, desde la pestaña Inicio, en el grupo Párrafo, o usando la combinación de teclas CTRL. + SHIFT + 8 (ver Imagen 12).

Imagen 12

Luego iremos donde se encuentra nuestro Salto y lo eliminaremos con el botón de Eliminar o Suprimir. Veamos un ejemplo al respecto. En la Imagen 13, gracias al uso de un Salto de sección se configuró una hoja Vertical y otra Horizontal, al igual que un Encabezado y pie de página distinto para ambas secciones. Ahora, una vez que hemos usado el botón Mostrar todo se nos muestra la ubicación del salto para poderlo eliminar.

Imagen 13
¡Nota Importante! Siempre puede eliminar un Salto de página que haya agregado, pero no se puede quitar una que Word agrega automáticamente al final de cada página. Además, puede configurar reglas para Word para que los saltos de página automáticos se coloquen donde desee. Esto es especialmente útil si está trabajando en un documento largo.

Números de línea.

De forma predeterminada, Word numera todas las líneas de un documento (excepto las tablas, las notas al pie, notas al final, cuadros de texto, encabezados y pies de página). Esto es útil cuando necesita hacer referencia a líneas específicas de un documento, como una secuencia de comandos o un contrato legal. Sin embargo, se puede elegir qué números de línea mostrar. Por ejemplo, puede mostrar los números de línea en todo o parte del documento. O puede mostrar los números de línea a intervalos, como cada diez líneas (10, 20, 30 y así sucesivamente). Para hacerlo debemos acudir a la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haciendo clic en Números de línea, y eligiendo una de las opciones posibles (véase Imagen 14).

Imagen 14

Por defecto, los Números de línea estará como Ninguno, y se podrán establecer como Continua para que la numeración no tenga interrupciones. Dichas interrupciones pueden ser establecidas por los saltos: Reiniciar en cada página ó Reiniciar en cada sección. Además, también podremos omitir párrafos con la opción Suprimir el párrafo actual. En la Imagen 14 se han enumerado las lineas y reiniciado por sección, además, se ha suprimido la numeración en un párrafo de la primera sección.

Nota explicativa 4: Para eliminar los Números de línea del documento bastará que escojamos la opción Ninguno o bien Suprimir el párrafo actual, si sólo se desea eliminar de un número determinado de párrafos.

Finalmente, también se puede configurar los Números de línea usando las Opciones de numeración de línea (ver Imagen 14). A continuación, en la pestaña Diseño del cuadro de diálogo Configurar página, debemos presionar el botón Número de línea, que nos mostrará un nuevo cuadro del mismo nombre.

Imagen 15

En este cuadro de diálogo (Imagen 15) podremos configurar las siguientes opciones: Iniciar en (define el número con el que inicia), Desde el texto (que define la posición), Intervalo (que numera saltando una cantidad definida, por ejemplo, cada dos números serían: 2, 4, 6, ...n) y, por último, la Numeración (define cómo se presenta).

Guiones.

La última opción a ver se llama Guiones, y no es más que implementar dichos símbolos para separar palabras al final de una línea de texto. Por defecto, Word envía toda la palabra a la siguiente línea, empleando un espacio mayor entre palabras, pero, a veces eso no es lo que quisiéramos y muchos ven la solución ingresando guiones mecánicamente. ¡Gran error!

¿Cómo hacerlo? Para ello tenemos dos opciones: insertar guiones del modo Automático o Manual, desde la pestaña Diseño de página, en el grupo Configurar página, haciendo clic en Guiones. En la imagen 16 veremos cómo se definen los guiones automáticos.

Imagen 16

El modo Manual para los Guiones, en cambio, nos muestra el cuadro de diálogo División de palabras manual, seguido del idioma en uso, que nos permite hacer la revisión de todas las palabras (ver Imagen 17). Esta forma es menos recomendada, pero, especialmente útil en ciertos casos.

Imagen 17

Finalmente, si escogemos las Opciones de guiones (ver Imagen 16), obtendremos un cuadro de diálogo llamado Guiones, donde podremos definir parámetros más amplios para la configuración de los mismos. Dejo, al lector interesado, la tarea de explorar todas las opciones que se visualizan en este cuadro de diálogo (Imagen 18).

Imagen 18

¡Nota Importante! Para abrir el cuadro de diálogo Configurar página, se puede dar clic en el botón de expansión ubicado en la esquina inferior derecha del grupo Configurar página. Menú que seguramente seguiremos viendo en posteriores artículos (ver Imagen 19).

Imagen 19





Word (se aplica a Word 2010) incluye compatibilidad integrada para escribir y modificar ecuaciones, así como de símbolos o caracteres especiales, de manera muy sencilla y profesional. Para ello emplearemos la siguiente ruta en este artículo:

Cinta de Opciones -> ficha Insertar -> grupo Símbolos

Imagen 1

¡Nota Importante! Si una ecuación se escribió en una versión anterior y desea modificarla usando Word 2010, debe usar el complemento que se usó para escribir la ecuación. Si adquirió Math Type, es necesario que lo tenga instalado. Math Type no se incluía en versiones anteriores de Word, pero estaba a la venta.

Ecuación.

Para insertar una ecuación podemos utilizar dos métodos. Con el método abreviado (ALT + =) o yendo a la ficha Insertar, en el grupo Símbolos, y hacer clic en la flecha que hay junto a Ecuación y, a continuación, escoger una de las ecuaciones predeterminadas en la galería. También se puede empezar una nueva ecuación desde cero pulsando en Insertar nueva ecuación (véase Imagen 2).

Imagen 2

¡Nota Importante! El método breve mencionado (ALT + =) se puede realizar por medio de la combinación de Teclas ALT + SHIFT + 0. Es un método simple y bastante útil a la hora de ingresar varias ecuaciones.

Nótese que al insertar una ecuación se habilitan de manera inmediata las Herramientas de ecuación con su pestaña Diseño que contiene los grupos: Herramientas, Símbolos y Estructuras (véase Imagen 3). Estas herramientas nos ayudarán a editar y/o escribir nuestra ecuación.

Imagen 3

Nota explicativa 1: En éste artículo no se profundiza con gran detalle en el tema de las Herramientas de ecuación, por ser un tema a tratar en una ocasión posterior; sin embargo, se hace referencia a ella para que el usuario interesado pueda ir probando las  distintas posibilidades que dicha opción le ofrece.

Una vez que hayamos definido nuestra ecuación podremos ver algo similar a nuestro pequeño ejemplo, que hemos ingresado tomando varios elementos al alzar (ver Imagen 4). Nótese que nuestra ecuación se inserta como un elemento con un botón Más (flecha hacia abajo situada a la derecha) de donde podremos ejecutar cinco opciones posibles. 

Imagen 4

La más básica es Cambiar a En Línea que nos permite posicionar la ecuación en relación a la posición de nuestro texto. La opción de Justificación también nos permite manipular la ubicación del elemento insertado. Cuando insertamos la ecuación por defecto es posicionada como Centrado como grupo, pero también podemos escoger las posiciones: IzquierdaA la derecha o Centrada en relación a la hoja, como se muestra en la imagen anterior.

También tendremos las opciones Lineal y Profesional que convierten la selección en una forma unidimensional o bidimensional. Véase la Imagen 4 para una mejor ilustración.

Nota Explicativa 2: Un truco al respecto es situarnos al final del elemento (fuera de éste) y presionar la tecla de Tabular, lo que lograremos con esto es cambiar de Profesional a Lineal, alineando a la Izquierda.

Finalmente, tenemos la opción de Guardar como nueva ecuación... que permite añadir nuestra ecuación en una galería. Al escoger esta opción, haciendo clic en ella, abriremos el cuadro de diálogo Crear nuevo bloque de creación donde ingresaremos un nombre y una descripción para nuestra ecuación (ver Imagen 5).

Imagen 5

Nota explicativa 3: Con el fin de no agobiar al lector menos experto no se aclaran los demás puntos inherentes al cuadro de diálogo que precede (Imagen 5), sin embargo, se aconseja dejar tal cual los demás parámetros ya definidos por Word. En el futuro se hará una aclaración más prolongada al tema.

Símbolo.

Además de la inserción de una ecuación, es probable que el usuario necesite ingresar símbolos variados que pertenecen al orden de caracteres especiales. Para poder hacerlo debemos ir a la ficha Insertar, en el grupo Símbolos, y hacer clic en la flecha que hay junto a Símbolo y, a continuación, escoger una de los símbolos predeterminadas en la galería (ver Imagen 6).

Imagen 6

Para poder ver aún mucho más símbolos y/o caracteres especiales, debemos escoger la opción Más símbolos... que nos permite abrir el cuadro de diálogo de Símbolo, donde hallaremos tanto Símbolos como Caracteres especiales en pestañas correspondientes. El lector interesado podrá encontrar de suma utilidad la revisión de estos elementos y sus variaciones que se encuentran según la Fuente y Subconjunto (ver Imagen 7), que por ser un tema extenso no se trata en el presente artículo, dejando para el lector interesado la revisión exhaustiva que le sea apropiada.

Imagen 7






Word (se aplica a Word 2010) ofrece una galería con estilos de tablas de contenido automáticos para emplear en nuestros documentos a manera de índice, la misma que automáticamente nos indicará en qué número de página se encuentran nuestros encabezados (títulos y subtítulos) dentro de nuestro documento. La mejor forma de agregar encabezados en Word consiste en aplicar Estilos, por lo que animo a revisar primero la entrada correspondiente al tema mencionado: Estilos. La ruta a seguir en este tutorial es:

Cinta de opciones -> ficha Referencias -> grupo Tabla de contenido
Imagen 1

Nota explicativa 1: Cuando se crea una tabla de contenido de esta forma, puede actualizarse automáticamente si se realizan cambios en el documento.
Marcar elementos para una tabla de contenido: Estilos.

Las tablas de contenido se crean aplicando estilos de encabezado, como por ejemplo Título 1, Título 2 y Título 3, al texto que se desea incluir en las mismas. Word busca estos encabezados y, a continuación, inserta la tabla de contenido en el documento. Así, lo primero que debemos tomar en cuenta es tener marcados o aplicados nuestros encabezados por medio de los Estilos integrados explicado en un artículo correspondiente (ver Imagen 2).

Imagen 2

Para este ejemplo hemos colocado un encabezado con Estilo Título 1, y dos encabezados con Estilo Título 2, como se muestra en la Imagen 3.

Imagen 3

Nota Explicativa 2: Word (se aplica a Word 2010) tiene 9 estilos integrados diferentes: Título 1 a Título 9. También se pueden crear tablas de contenido basadas en los estilos personalizados que haya aplicado. O bien, se pueden asignar niveles de tabla de contenido a elementos de texto específicos.

Tabla de contenido: crear desde la galería.

Pero ¿Cómo creamos la Tabla de contenido? Una vez marcados los elementos para la tabla de contenido (véase Imagen 2), se puede generar una. Para ello, haremos clic en el lugar donde deseásemos insertar la tabla de contenido, que normalmente es al principio del documento.

Haciendo uso de la ruta establecida, es decir: grupo Tabla de contenido de la ficha Referencias, haga clic en Tabla de contenido y, a continuación, en el estilo de la tabla de contenido que desee (Imagen 4).

Imagen 4
Nótese que en la gráfica precedente se observan tres posibles tablas a ser generadas. Las primeras dos son tablas automáticas, cuyos títulos y números de páginas serán colocadas por Word tomando en consideración el estilo aplicado a nuestros encabezados. Una tercera opción,  nos permite generar una tabla personalizada, cuyos títulos y números de páginas serán definidos por el usuario. A esta última se le denomina Tabla manual (véase Imagen 5).

Imagen 5

Actualizar una tabla de contenido.

Si agregó o quitó títulos u otros elementos de tabla de contenido en el documento, puede actualizar rápidamente la tabla de contenido. En el grupo Tabla de contenido de la ficha Referencias, haga clic en Actualizar tabla de contenido. Aparecerá un cuadro de diálogo donde podremos escoger una de las siguientes opciones al dar clic sobre cualquiera de las dos: Actualizar sólo los números de página o Actualizar toda la tabla.

Imagen 6
Nota explicativa 3: Al hacer una actualización perderemos aquellos cambios realizados en la Tabla de contenido. Si hemos realizado algún cambio en tamaño o estilo de letra, por ejemplo, deberemos volver a aplicarlos luego de actualizar la Tabla de contenido.

Eliminar una tabla de contenido.

Para lograr eliminar una tabla de contenido debemos ir a la ficha Referencias, en el grupo Tabla de contenido, y hacer clic en Tabla de contenido. Una vez ahí, hacer clic en Quitar tabla de contenido (véase Imagen 3).

¡Nota importante! Si sólo quisiésemos cambiar el estilo de la tabla, es decir, por ejemplo, si tenemos una tabla automática y quisiéramos usar una tabla manual, no es necesario eliminarla, solamente vamos a la ruta establecida para este tutorial (Imagen 1) y hacemos clic en otro estilo de tabla, con lo cual lograremos cambiar el actual estilo con el nuevo deseado.





Word (se aplica a Word 2010) nos permite la creación de una Tabla de contenido para emplear en nuestros documentos a manera de índice, la misma que automáticamente nos indicará en qué número de página se encuentran nuestros encabezados (títulos y subtítulos) dentro de nuestro documento. La mejor forma de agregar encabezados en Word consiste en aplicar Estilos. Puede usar los estilos integrados, o bien personalizarlos, siguiendo la ruta a continuación detallada:

Cinta de Opciones -> ficha Inicio -> grupo Estilos
Imagen 1

Nota explicativa 1: En este pequeño tutorial haremos énfasis en aquellos estilos que nos sirven para lograr una Tabla de contenido: los Títulos. Dejando para vosotros la experimentación de los demás Estilos que os servirán para dar realce a vuestros documentos.

Aplicar un estilo de encabezado.

Aplicar un estilo a nuestro encabezado es muy sencillo. Primero escriba el texto del encabezado y, a continuación, selecciónelo. Luego, con el clic secundario o derecho abriremos un menú en el que se escogerá la opción Estilos, haciendo clic en el estilo que desea usar (ver Imagen 2 para guiarse).

Imagen 2


Aunque la forma más convencional de hacerlo es siguiendo la ruta mencionada al inicio (ver Imagen 1), desde la ficha Inicio, dentro del grupo Estilos, haciendo clic en el estilo que desea usar. Si no encuentra el estilo apropiado, haga clic en el botón Más (flecha hacia abajo situada en la esquina inferior derecha de los Estilos rápidos) que muestra miniaturas adicionales para ampliar la galería Estilos rápidos (Imagen 3).

Imagen 3


Nota Explicativa 2: Puede ver el aspecto que presentará el texto con un estilo particular colocando el puntero sobre el estilo del que desea obtener una vista previa.

Nota Explicativa 3: Si el estilo que desea usar no aparece en la galería Estilos rápidos, presione CTRL+MAYÚS+W para abrir el panel de tareas Aplicar estilos. Bajo Nombre de estilo, seleccione el nombre del estilo que desea usar. La lista muestra únicamente los estilos que ya se han utilizado en el documento, pero puede escribir el nombre de cualquier estilo que haya definido para el mismo (véase Imagen 4).
Imagen 4

Personalizar un estilo de encabezado.

Además, también se puede cambiar la fuente y el formato de un estilo de encabezado, para ello debemos seleccionar el texto del encabezado que deseamos personalizar. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic con el botón secundario en el estilo de encabezado que desee personalizar (p. ej. el Estilo: Título 1).

Una vez realizados los cambios, haga clic con el botón secundario en el estilo de encabezado que personalizó y, a continuación, haga clic en Actualizar encabezado para que coincida con la selección, así cada vez que se aplica ese estilo de encabezado en el documento, el estilo de encabezado incluirá las personalizaciones. (véase Imagen 5 para una guía de las Opciones de encabezado: Modificar y Actualizar).

Imagen 5

Nota explicativa 4: Nótese que en el ejemplo precedente usamos el estilo Título 1 para modificar, por consiguiente en las Opciones de encabezado aparece <<Actualizar Título 1 para que coincida con la selección>>.

Cambiar Estilos.

A breves rasgos podría decir que esta opción nos permite cambiar el formato de nuestro texto en el documento, como el color, la fuente o el espacio entre párrafos. Dado que esta opción es muy similar a otra que veremos más adelante (Temas), no incursionaré en grandes detalles, pero animo al lector interesado a experimentar por cuenta propia los maravillosos alcances que tiene (véase la Imagen 6 como muestra ilustrativa).


¡Nota Importante! Este tutorial ha sido elaborado como antesala a la creación de un Índice o Tabla de contenido, para dar continuación al tema puede revisar el mencionado artículo: Tabla de contenido.




Excel (se aplica a Excel 2010) nos otorga la creación de dos tipos de tablas (o listas) que nos permitirán organizar, resumir y analizar la información al detalle, aplicando filtrado y formato adecuados para los datos que manejemos. Los estilos o modelos que podemos emplear son: Tabla (Ctrl+T) y Tabla dinámica; ambas, gracias a la implementación del grupo Tablas de la pestaña Insertar en la Cinta de opciones, como lo demuestra la ruta a seguir en el presente módulo:

Cinta de Opciones -> ficha Insertar -> grupo Tablas


Imagen 1

Tabla

La creación de Tablas se hace siguiendo la ruta antes mencionada para este módulo, escogiendo la opción Tabla del grupo Tablas en la ficha Insertar (Imagen 1). También se puede lograr utilizando el método abreviado desde el teclado: Ctrl+T.

Imagen 2

A continuación surgirá un cuadro de diálogo llamado Crear tabla (Imagen 3), donde tendremos la opción de establecer el rango de celdas a utilizar, y hacer clic en Aceptar una vez se haya establecido (o si ya lo habíamos hecho previamente).

Imagen 3

Siguiendo nuestro ejemplo (Imagen 2), nuestro rango de celdas ya estaba seleccionado, pero, si quisieramos podríamos cambiarlo desde el casillero ¿Dónde están los datos de la tabla? Desde donde se establece el rango de las celdas (véase Imagen 3).

Una vez hecho esto, la tabla aplica estilo y filtro al rango de celdas establecido. Nótese, además, que en la Cinta de opciones se predetermina la ficha Herramientas de tabla (véase Imagen 4), que se explicará en otro módulo posteriormente.

Imagen 4

Nota explicativa 1: También se pueden insertar Tablas en este primer estilo (o modelo de formato) a pesar de no tener datos ingresados en el rango de celdas establecido. El resultado, por supuesto, será una tabla sin datos, lista para ser modificada a gusto del usuario (Imagen 5).

Imagen 5


Tabla dinámica y/o Gráfico dinámico.

Según el informe que queramos realizar, se deberá hacer clic en la flecha que se encuentra ubicada justo debajo de la opción Tabla dinámica en la ruta establecida para este módulo (véase Imagen 1). Este tipo de tabla nos permite resumir, organizar y consultar gran cantidad de información para su análisis, en dos tipos de informes: Tabla dinámica y/o Gráfico dinámico (Imagen 6).

Imagen 6


Nota explicativa 2: Es muy importante, antes de crear nuestra Tabla dinámica, chequear que no existan tanto columnas sin encabezados como filas vacías, ya que estas podrían hacer de "salto" en nuestra información, y esto alterar (o sabotear, si se quiere) nuestro informe.

Crear tabla  dinámica

Cuando se escoge el tipo de informe Tabla dinámica (véase Imagen 6), Excel nos permitirá ver el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica (ver Imagen 7). Algo similar ocurre al escoger la opción Gráfico dinámico, como revisaremos más adelante.

Imagen 7

Al igual que en el cuadro de diálogo Crear tabla, que se explicó al hablar del primer estilo estilo para tablas (véase Imagen 3), en Crear tabla dinámica seleccionaremos el origen de los datos dado en un rango de celdas o, también, por una Tabla, desde el casillero "Tabla o rango" de la opción Seleccione los datos que desea analizar. Los datos también pueden provenir de una fuente externa como se ve en la Imagen 7.

El paso siguiente refiere al lugar donde se ubicará el informe, sea en una Nueva hoja de cálculo o dentro de la Hoja de cálculo existente, esto último desde el casillero "Ubicación", en la opción Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica (p. ej. celda A16, Imagen 8).

Imagen 8


Al igual que cuando veíamos el primer estilo para Tablas, de inmediato se nos mostrarán las Herramientas de la tabla dinámica, habilitándose, además, sus dos pestañas: Opciones y Diseño. Por lo pronto, solo se hace mención al hecho de su aparición, puesto que Herramientas de la tabla dinámica será un módulo a tratar ulteriormente.

Fijémonos, en cambio, que en la celda A16 de nuestro libro ejemplo se ha creado ya la Tabla dinámica, y que nuestros datos de origen forman parte ahora de la Lista de campos de tabla dinámica (véase derecha de Imagen 8). Lo que sigue será elegir los campos que deseamos aparezcan en nuestro informe y colocarlos en las áreas: Agregar a filtro de informe, Agregar a etiquetas de columna, Agregar a etiquetas de fila o Agregar a valores, lo cual podremos hacerlos de tres formas distintas:

  1. Activando la casilla en cada campo de la tabla. De forma predeterminada los valores numéricos irán al área de columnas y los valores no numéricos al de filas.
  2. Con el botón secundario sobre cada campo en la sección de lista, se abrirán las opciones de las cuatro áreas de la sección diseño (consulte Imagen 9).
  3. Además, también se puede mantener presionado el clic sobre algún campo y arrastrárlo hasta alguna de las cuatro áreas antes mencionadas (otras versiones permiten hacerlo directamente sobre la tabla).
Imagen 9

Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico.

Si lo que nosotros requerimos es, en cambio, un informe y/o un gráfico del mismo, debiéramos escoger la opción Gráfico dinámico como se mencionó antes (ver Imagen 6), lo cual nos permitirá visualizar el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico en donde podremos escoger: el origen de lo datos, sea tabla, rango o una fuente de datos externa, y la ubicación donde se colocará nuestra tabla dinámica y su gráfico respectivo. En nuestro ejemplo haremos una tabla dinamica en una Nueva hoja de cálculo (véase Imagen 10).

Imagen 10

A diferencia de Crear tabla dinámica, se crearán en la hoja de cálculo una tabla dinámica y su gráfico respectivo. Para finalizar el ejercicio, debemos colocar los campos de la Lista de campos de la tabla dinámica, tal como se mostró antes, sobre las áreas de la sección diseño (Imagen 11).

Imagen 11

Nota explicativa 3: Nótese que al Crear una tabla dinámica con el gráfico dinámico también se habilitan las Herramientas de la tabla dinámica, pero, que, además, podremos utilizar las Herramientas del gráfico dinámico dando clic sobre el Gráfico dinámico (p. ej. Imagen 11). Las Herramientas del gráfico dinámico será un módulo a tratar ulteriormente, con sus pestañas: Diseño, Presentación, Formato, y Analizar.



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