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INTRODUCCIÓN
Excel (se aplica a Excel 2010) nos otorga la creación de dos tipos de tablas (o listas) que nos permitirán organizar, resumir y analizar la información al detalle, aplicando filtrado y formato adecuados para los datos que manejemos. Los estilos o modelos que podemos emplear son: Tabla (Ctrl+T) y Tabla dinámica; ambas, gracias a la implementación del grupo Tablas de la pestaña Insertar en la Cinta de opciones, como lo demuestra la ruta a seguir en el presente módulo:
Cinta de Opciones -> ficha Insertar -> grupo Tablas
Imagen 1
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INTRODUCCIÓN
Excel (se aplica a Excel 2010) nos otorga la creación de dos tipos de tablas (o listas) que nos permitirán organizar, resumir y analizar la información al detalle, aplicando filtrado y formato adecuados para los datos que manejemos. Los estilos o modelos que podemos emplear son: Tabla (Ctrl+T) y Tabla dinámica; ambas, gracias a la implementación del grupo Tablas de la pestaña Insertar en la Cinta de opciones, como lo demuestra la ruta a seguir en el presente módulo:
Cinta de Opciones -> ficha Insertar -> grupo Tablas
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| Imagen 1 |
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TABLA
La creación de Tablas se hace siguiendo la ruta antes mencionada para este módulo, escogiendo la opción Tabla del grupo Tablas en la ficha Insertar (Imagen 1). También se puede lograr utilizando el método abreviado desde el teclado: Ctrl+T.
Imagen 2
A continuación surgirá un cuadro de diálogo llamado Crear tabla (Imagen 3), donde tendremos la opción de establecer el rango de celdas a utilizar, y hacer clic en Aceptar una vez se haya establecido (o si ya lo habíamos hecho previamente).
Imagen 3
Siguiendo nuestro ejemplo (Imagen 2), nuestro rango de celdas ya estaba seleccionado, pero, si quisiéramos podríamos cambiarlo desde el casillero ¿Dónde están los datos de la tabla? Desde donde se establece el rango de las celdas (véase Imagen 3).
Una vez hecho esto, la tabla aplica estilo y filtro al rango de celdas establecido. Nótese, además, que en la Cinta de opciones se predetermina la ficha Herramientas de tabla (véase Imagen 4), que se explicará en otro módulo posteriormente.
Imagen 4
Nota explicativa 1: También se pueden insertar Tablas en este primer estilo (o modelo de formato) a pesar de no tener datos ingresados en el rango de celdas establecido. El resultado, por supuesto, será una tabla sin datos, lista para ser modificada a gusto del usuario (Imagen 5).
Imagen 5
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TABLA
La creación de Tablas se hace siguiendo la ruta antes mencionada para este módulo, escogiendo la opción Tabla del grupo Tablas en la ficha Insertar (Imagen 1). También se puede lograr utilizando el método abreviado desde el teclado: Ctrl+T.
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| Imagen 2 |
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| Imagen 3 |
Siguiendo nuestro ejemplo (Imagen 2), nuestro rango de celdas ya estaba seleccionado, pero, si quisiéramos podríamos cambiarlo desde el casillero ¿Dónde están los datos de la tabla? Desde donde se establece el rango de las celdas (véase Imagen 3).
Una vez hecho esto, la tabla aplica estilo y filtro al rango de celdas establecido. Nótese, además, que en la Cinta de opciones se predetermina la ficha Herramientas de tabla (véase Imagen 4), que se explicará en otro módulo posteriormente.
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| Imagen 4 |
Nota explicativa 1: También se pueden insertar Tablas en este primer estilo (o modelo de formato) a pesar de no tener datos ingresados en el rango de celdas establecido. El resultado, por supuesto, será una tabla sin datos, lista para ser modificada a gusto del usuario (Imagen 5).
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| Imagen 5 |
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TABLA DINÁMICA Y/O GRÁFICO DINÁMICO
Según el informe que queramos realizar, se deberá hacer clic en la flecha que se encuentra ubicada justo debajo de la opción Tabla dinámica en la ruta establecida para este módulo (véase Imagen 1). Este tipo de tabla nos permite resumir, organizar y consultar gran cantidad de información para su análisis, en dos tipos de informes: Tabla dinámica y/o Gráfico dinámico (Imagen 6).
Imagen 6
Nota explicativa 2: Es muy importante, antes de crear nuestra Tabla dinámica, chequear que no existan tanto columnas sin encabezados como filas vacías, ya que estas podrían hacer de "salto" en nuestra información, y esto alterar (o sabotear, si se quiere) nuestro informe.
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TABLA DINÁMICA Y/O GRÁFICO DINÁMICO
Según el informe que queramos realizar, se deberá hacer clic en la flecha que se encuentra ubicada justo debajo de la opción Tabla dinámica en la ruta establecida para este módulo (véase Imagen 1). Este tipo de tabla nos permite resumir, organizar y consultar gran cantidad de información para su análisis, en dos tipos de informes: Tabla dinámica y/o Gráfico dinámico (Imagen 6).
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| Imagen 6 |
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CREAR TABLA DINÁMICA
Cuando se escoge el tipo de informe Tabla dinámica (véase Imagen 6), Excel nos permitirá ver el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica (ver Imagen 7). Algo similar ocurre al escoger la opción Gráfico dinámico, como revisaremos más adelante.
Imagen 7
Al igual que en el cuadro de diálogo Crear tabla, que se explicó al hablar del primer estilo para tablas (véase Imagen 3), en Crear tabla dinámica seleccionaremos el origen de los datos dado en un rango de celdas o, también, por una Tabla, desde el casillero Tabla o rango de la opción Seleccione los datos que desea analizar. Los datos también pueden provenir de una fuente externa como se ve en la Imagen 7.
El paso siguiente refiere al lugar donde se ubicará el informe, sea en una Nueva hoja de cálculo o dentro de la Hoja de cálculo existente, esto último desde el casillero "Ubicación", en la opción Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica (p. ej. celda A16, Imagen 8).
Imagen 8
Al igual que cuando veíamos el primer estilo para Tablas, de inmediato se nos mostrarán las Herramientas de la tabla dinámica, habilitándose, además, sus dos pestañas: Opciones y Diseño. Por lo pronto, solo se hace mención al hecho de su aparición, puesto que Herramientas de la tabla dinámica será un módulo a tratar ulteriormente.
Fijémonos, en cambio, que en la celda A16 de nuestro libro ejemplo se ha creado ya la Tabla dinámica, y que nuestros datos de origen forman parte ahora de la Lista de campos de tabla dinámica (véase derecha de Imagen 8). Lo que sigue será elegir los campos que deseamos aparezcan en nuestro informe y colocarlos en las áreas: Agregar a filtro de informe, Agregar a etiquetas de columna, Agregar a etiquetas de fila o Agregar a valores, lo cual podremos hacerlos de tres formas distintas:
- Activando la casilla en cada campo de la tabla. De forma predeterminada los valores numéricos irán al área de columnas y los valores no numéricos al de filas.
- Con el botón secundario sobre cada campo en la sección de lista, se abrirán las opciones de las cuatro áreas de la sección diseño (consulte Imagen 9).
- Además, también se puede mantener presionado el clic sobre algún campo y arrastrárlo hasta alguna de las cuatro áreas antes mencionadas (otras versiones permiten hacerlo directamente sobre la tabla).
Imagen 9
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CREAR TABLA DINÁMICA
Cuando se escoge el tipo de informe Tabla dinámica (véase Imagen 6), Excel nos permitirá ver el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica (ver Imagen 7). Algo similar ocurre al escoger la opción Gráfico dinámico, como revisaremos más adelante.
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| Imagen 7 |
El paso siguiente refiere al lugar donde se ubicará el informe, sea en una Nueva hoja de cálculo o dentro de la Hoja de cálculo existente, esto último desde el casillero "Ubicación", en la opción Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica (p. ej. celda A16, Imagen 8).
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| Imagen 8 |
Fijémonos, en cambio, que en la celda A16 de nuestro libro ejemplo se ha creado ya la Tabla dinámica, y que nuestros datos de origen forman parte ahora de la Lista de campos de tabla dinámica (véase derecha de Imagen 8). Lo que sigue será elegir los campos que deseamos aparezcan en nuestro informe y colocarlos en las áreas: Agregar a filtro de informe, Agregar a etiquetas de columna, Agregar a etiquetas de fila o Agregar a valores, lo cual podremos hacerlos de tres formas distintas:
- Activando la casilla en cada campo de la tabla. De forma predeterminada los valores numéricos irán al área de columnas y los valores no numéricos al de filas.
- Con el botón secundario sobre cada campo en la sección de lista, se abrirán las opciones de las cuatro áreas de la sección diseño (consulte Imagen 9).
- Además, también se puede mantener presionado el clic sobre algún campo y arrastrárlo hasta alguna de las cuatro áreas antes mencionadas (otras versiones permiten hacerlo directamente sobre la tabla).
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| Imagen 9 |
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CREAR TABLA DINÁMICA CON EL GRÁFICO DINÁMICO
Si lo que nosotros requerimos es, en cambio, un informe y/o un gráfico del mismo, debiéramos escoger la opción Gráfico dinámico como se mencionó antes (ver Imagen 6), lo cual nos permitirá visualizar el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico en donde podremos escoger: el origen de lo datos, sea tabla, rango o una fuente de datos externa, y la ubicación donde se colocará nuestra tabla dinámica y su gráfico respectivo. En nuestro ejemplo haremos una tabla dinámica en una Nueva hoja de cálculo (véase Imagen 10).
Imagen 10
A diferencia de Crear tabla dinámica, se crearán en la hoja de cálculo una tabla dinámica y su gráfico respectivo. Para finalizar el ejercicio, debemos colocar los campos de la Lista de campos de la tabla dinámica, tal como se mostró antes, sobre las áreas de la sección diseño (Imagen 11).
Imagen 11
Nota explicativa 3: Nótese que al Crear una tabla dinámica con el gráfico dinámico también se habilitan las Herramientas de la tabla dinámica, pero, que, además, podremos utilizar las Herramientas del gráfico dinámico dando clic sobre el Gráfico dinámico (p. ej. Imagen 11). Las Herramientas del gráfico dinámico será un módulo a tratar ulteriormente, con sus pestañas: Diseño, Presentación, Formato, y Analizar.
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CREAR TABLA DINÁMICA CON EL GRÁFICO DINÁMICO
Si lo que nosotros requerimos es, en cambio, un informe y/o un gráfico del mismo, debiéramos escoger la opción Gráfico dinámico como se mencionó antes (ver Imagen 6), lo cual nos permitirá visualizar el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica con el gráfico dinámico en donde podremos escoger: el origen de lo datos, sea tabla, rango o una fuente de datos externa, y la ubicación donde se colocará nuestra tabla dinámica y su gráfico respectivo. En nuestro ejemplo haremos una tabla dinámica en una Nueva hoja de cálculo (véase Imagen 10).
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Nota explicativa 3: Nótese que al Crear una tabla dinámica con el gráfico dinámico también se habilitan las Herramientas de la tabla dinámica, pero, que, además, podremos utilizar las Herramientas del gráfico dinámico dando clic sobre el Gráfico dinámico (p. ej. Imagen 11). Las Herramientas del gráfico dinámico será un módulo a tratar ulteriormente, con sus pestañas: Diseño, Presentación, Formato, y Analizar.
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